マイナンバー制度を中心に、東京、神奈川、埼玉で活動している社労士の山上幸一です。
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特定個人情報保護委員会から公表されている「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」に関するＱ＆Ａが、最新版に更新されました。

Ｑ６－２－２ 扶養控除等申告書に記載される扶養親族の個人番号については、従業員が個人番号関係事務実施者として番号法上の本人確認を行うこととされており、事業者には本人確認義務は課せられていませんが、事業者に番号法上の本人確認義務がない場合であっても、書類に正しい番号が記載されているかを確認するために、事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得することはできますか。
Ａ６－２－２ 個人番号関係事務においては正しい個人番号が取り扱われることが前提ですので、事業者は、個人番号関係事務を実施する一環として、個人番号カード等のコピーを取得し、個人番号を確認することが可能と解されます。なお、取得したコピーを保管する場合には、安全管理措置を適切に講ずる必要があります。

１．事業者が扶養親族の通知カードや個人番号カードのコピーを取得可については、
国税庁　企画課に調整済み（同一見解）である。
２．通知カードや個人番号カードのコピーの代わりに下記も可能である。
（１）住民票記載事項証明書（扶養親族の個人番号付）を取得することも可能。
（２）通知カードや個人番号カードの原本の提示も可能。
３．住民票記載事項証明書に個人番号が付番されるのは１０／５である。
４．住民票記載事項証明書に世帯主は、委任状等なく世帯の扶養親族の個人番号が出せる。
３．４．は、自治省行政局住民制度課に8/13 10:20確認
以上から、企業が扶養控除等申告書を従業員から取得するときに、添付書類で世帯主（従業員）と世帯の扶養親族の個人番号を記載した住民票記載事項証明書を取得すれば、最も簡単に確認ができます。
企業側で手数料約３００円と市区町村役所（出張所）へ世帯主（従業員）が行く必要があることが調整すべき点となります。

「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」及び「（別冊）金融業務における特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」 に関するＱ＆Ａ（平成27年８月６日追加・更新分）
http://www.ppc.go.jp/files/pdf/270806koshin.pdf

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やまがみ社会保険労務士事務所　山上幸一